Да се научим да работим с Excel - тема 3

Минах стъпките, но после в менютата /предполагам Add-ins/, не ми излиза нищо, а като отвора излиза - No Add-ins.

Огледах и другите икони, не виждам нищо ново.....

Иначе в File - Options - Add ins - COM Add ins си е чекнато....

Soul Free Power Pivot излиза като отделно меню (до Help), не е в Add Ins. Понякога има проблеми с показването, особено на по-ниски версии. Аз така се ядосвах преди, но вече съм на Office 365 и да чукна на дърво, няма проблеми. Пробвайте да рестартирате Excel. Не е свързано с администраторски права. Ето тук малко troubleshooting.

Много съм тъпа....сега го видях до хелпа. Много мерси, трябва да го поразуча. Скоро ни смениха офиса с 2019-та и ми е доста несвойствено.....

Аз само да кажа, че изобщо няма нужда от Power Pivot, за да си направите пивот таблица от друг файл.
Всъщност по предложения начин ще направите една обикновена таблица, но с Power Pivot. Което не е лошо, защото открехвате леко вратата към модерния Ексел.

Аз доколкото успях да разбера, проблемът е такъв:
1. Имате файл А, в който има таблица с данни и една (или няколко) пивот таблици върху тези данни
2. Имате файл Б, в който с формула издърпвате част от данните в пивот таблиците от файл А
3. Формулата от т.2 е GetpivotData - това обяснява проблема с #REF грешката. Просто тази функция се държи така - не работи, когато файлът-източник е затворен

Като имаме предвид горното възможните решения са следните:
1. Винаги да отваряте файл А, когато работите във файлБ. Ако се наложи да пращате файл Б, трябва да късате линковете, за да няма формули към външни файлове
2. във файл Б да направите пивот таблица към данните от файл А. Това може да стане и с обикновена пивот таблица, може и с Power Pivot, а може и с Power Query
3. Може да се изключи Getpivotdata и да се пренапишат формулите във файл Б. Да станат обикновени формули, които дърпат от пивот таблицата във файл А
4. Това, което вече сте направили - с таблица под пивот таблиците във файл А също е работещо, макар и на някои майстори да им се струва дървено. Нали върши работа?

Каквото и решение да вземете обаче, трябва да има механизъм, който да следи за промени в данните. Примерно, ако в пивот таблиците има продажби на круши, ябълки, картофи - как ще се подсигури, че няма да се изпуснат данни, когато се появят банани? Или пък изчезнат картофите, а на тяхно място застанат домати. Допускам, че това е била идеята на Getpivotdata

BatKolyu, благодаря за изчерпателното мнение по моя казус. Точно така е, както пишете. Засега съм се спряла на решение 4. Наистина е малко "бабешко", но пък върши работа.


Ето тук наистина е големият проблем. Засега колегата, който коригира данните, не трие или добавя редове и колони, просто коригира самите данни, ако се налага. Тъй като дори и малките промени в таблиците, водят до промени на други места /в други отчети и файлове/, пивот таблицата ми се струва добър вариант след опресняване да си "намери" новите промени и да ги преизчисли. Нагласих си в Options  на ексела да ми се рефрешват при отваряне на файла, та няма нужда и една по една да ги обновявам.

Ще видим как ще потръгне работата така.....

BatKolyu ще коментирам твоето мнение по отделните точки


Тук обръщам внимание на две разлики Power Pivot vs обикновен Pivot:
1. С обикновен Pivot може да се обобщава данни само от една таблица (Sheet) от външен файл. За конкретния казус може да върши работа, защото предполагам Soul Free не работи с модел на данните, а или наистина има една таблици или е използвала VLOOKUP. Ако искаме да обобщаваме данни от няколко таблици, или от таблици, които се намират в различни файлове - тогава само Power Pivot ни върши работа.
2. Понеже винаги използвам Power Pivot за такива случаи, реших да тествам стария подход. Не ми позволява да отворя файлът с източниците, ако е отворен файла с пивота. Когато е отворен файла с пивотите, то и файлът с източниците се третира като отворен (being used). Не е фатално, но е неприятно.
Това на пръв поглед, може и да има други недостатъци на обикновения пивот от външен файл. Тук има по-добро сравнение на Pivot и Power Pivot. Както и ти отбеляза Power Pivot е съвременния Excel.

Вариант 1 - с Power Pivot не се налага да отваряме файл А, когато работим с файл Б. Не се налага да "късаме линкове", когато пращаме файл Б (този с пивотите), защото с Power Pivot се импортират самите данни (не буквално импортиране, разбира се. Power Pivot използва Microsoft Analysis Services Tabular модел на съхранение на данните). Така, че освен ако не се налага опресняване, то няма проблем да се изпрати файла с пивота без "късане" и редакции.
Вариант 2 - Power Query е за извличане на данните, Power Pivot e за обобщаване. Power Pivot използва Power Query за достъп до данните. Ако използвате Power Query и зареждате данните в PivotTable chart report, то таблиците така или иначе отиват в модела на Power Pivot.
Вариант 3 и Вариант 4 са доста тромави и със сериозни недостатъци и не виждам защо трябва да си усложняваме живота при положение, че има по-елегантно решение.



Има такъв механизъм и той е таблицата с данните-източници да се дефинира като Data Table. (Format as Table или Insert Table). Така винаги когато се добавят нови редове, те автоматично ще се включват в таблицата, без да е необходимо да се указва изрично това, както би било, ако се работи с област от клетки (Range), a не таблици.

Ясмина,

на мен ми се струва, че с тази дискусия (която е хубава) по-скоро ще объркаме Soul Free, защото, ако разбирам правилно, тя до момента не е работила с Power Pivot и Power Query. Те също си имат подводни камъни. Например - какво се случва, ако изпратим отчет с Power Pivot  на човек, който няма активиран този add-in?

Аз мисля, че казусът има доста по-просто решение, но вече трябва да се говори в детайли и конкретика.

Що се отнася до  Data Table - не това имах предвид. Те ще решат проблема, ако данните днес са 1000 реда, а утре се добавят нови 200. Пивот таблицата автоматично ще хване новите.

Аз имам предвид, че в пивот таблицата във файл А може да имаме по редовете круши, ябълки, картофи.
И като добавим нови 200 реда, в пивотката да се появят банани и портокали. Тях формулата ще ги хване ли?

хубу де. Оставам с впечатление, че сме позакърпили положението. Ако има нужда от по-добро, стабилно и ефективно решение - ще трябват повече подробности, вкл. и файловете да погледнем.

А, и между другото като казах, че може да се ползва Power Query, имах предвид, че могат с него да се направят заявки към таблицата с данни и да излизат във файл Б готови справки (таблици) с необходимите данни. Няма пивот, няма връзки с формули

Мисля, че дискусията е полезна за всички. Ако аз се мъчех с такава задача, бих била благодарна някой да ме светне за нещо по-лесно като Power Pivot. Въобще не е сложна работата, а напротив - доста проблеми може да се решат с  него.
Доколкото си спомням и ти популяризираше Power Query, ако не бъркам? Е, ако видиш някой да се мъчи със сложни формули и макроси (имаше такъв казус преди в темата), няма ли да искаш да му помогнеш?


Нищо особено. Ще си вижда данните, просто няма да може да прави Refresh или да променя пивота, но ще си гледа данните. То и така или иначе, ако няма достъп до данните-източници няма да може да опреснява. Сега ако пратим отчет на човек, който работи на Excel 2003, може би ще има проблеми, но мисля, казусът не е такъв


Ако говориш за GETPIVOTDATA, ще ги хване, ако зададем такъв аргумент - "банани" и "портокали". При тази формула, пивот таблицата се указва с адреса на клетката в горния ляв ъгъл на пивот таблицата.  Но аз не препоръчвам конкретно GETPIVOTDATA за този казус. Иначе е много хубава формула и доста я използвам.

Е да, но тук се иска да се работи с обобщени данни, а не със самите данни - източници.

Заповядайте в новата тема.

https://www.bg-mamma.com/?topic=1334328.new#new